ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE E SCANSIONE DIGITALE
I sistemi di archiviazione e scansione documentale sono un’esigenza ormai indispensabile per molte aziende.
Il vantaggio chiave dell’archiviazione e scansione documentale è sicuramente il risparmio di tempo.
Nel mercato di oggi, per le aziende, il tempo è un bene sempre più prezioso, bisogna quindi cercare di ottimizzarlo. Cercare un documento o inserirlo manualmente in qualsiasi tipo di sistema fa perdere minuti preziosi, aumenta il margine di errore e le possibilità di smarrimento.
Grazie ad un sistema automatico di archiviazione digitale dei documenti cartacei le aziende potranno ottimizzare il tempo e lavorare più velocemente con precisione e sicurezza.
L’obiettivo dell’archiviazione digitale dei documenti è quello di amministrare più facilmente i materiali, gestendo le informazioni ottimizzandone la ricerca.
La tecnologia rappresenta un vantaggio ed un aiuto per tutte le aziende.
La documentazione deve essere conservata per 10 anni. Spesso i documenti cartacei, vista la quantità che aumenta negli anni, si perdono e questo rappresenta un problema per le Aziende.
Noi offriamo la realizzazione di un archivio di documenti digitali e di disegni. Possono essere scansionati ed inseriti in formato pdf, a colori e/o in bianco e nero, a seconda delle esigenze. L’archivio si collegherà ad un software per la gestione documentale o di business intelligence in modo tale che, in caso di necessità, recupererà i dati. Operazione comoda e veloce grazie all’impostazione di diversi criteri di ricerca nei protocolli informatici.
Inoltre, ogni documento potrà essere inviato tramite posta elettronica, inserendo eventualmente la propria firma digitale.
Archiviazione documenti cartacei: Come funziona?
Il primo step dell’archiviazione documentale prevede la scansione dei documenti cartacei e l’inserimento nell’archivio digitale, strutturato in diverse classi. Ciascuna classe prevede l’inserimento di singole proprietà grazie alle quali sarà più facile individuare il documento di cui si necessita la visione.
Quali sono le caratteristiche per una corretta conservazione sostitutiva?
Le regole tecniche sono simili a quelle della più recente fatturazione elettronica, e l’attività può essere particolarmente indicata per Aziende, attività di diversi settori e pubbliche amministrazioni.
- Documenti correlati: possibilità di creare una ‘rete’ di contenuti connessi tra loro.
- Consultazione simultanea: questa opzione consentirà di facilitare alcune operazioni gestendo più documenti nello stesso momento.
Questo permetterà la consultazione, la condivisione e la duplicazione in qualsiasi momento.
Un sistema di archiviazione documentale consente l’archiviazione e la gestione in poco tempo, con costi contenuti e minore possibilità di perdere le informazioni.